Als u van start gaat met e-mailmarketing is het noodzaak dat u op de hoogte bent van de wetgeving en u zodoende volgens de wet handelt.

Bij M-Acquaint staan privacy en bescherming van persoonsgegevens voorop. Om aan de wetgeving te voldoen kunt u eenvoudig de functies binnen M‑Acquaint gebruiken.

De Code E-mail zal de reeds bestaande regels voor commerciële e-mail aan bedrijven en consumenten vervangen. De Code E-mail wordt onderdeel van de Nederlandse Reclame Code.

Wat betekent deze Code E-mail voor gebruikers van M-Acquaint? Wat moet u zeker weten en welke regels moet u volgen? We zullen deze in het kort toelichten.

Algemeen

De Code E-mail is van toepassing op:

1. Commerciële e-mail

Dit zijn e-mail berichten met een reclame boodschap:

• e-mail nieuwsbrieven;
• persberichten met een commerciële boodschap, zonder algemene nieuwswaarde;
• enquêtes en marktonderzoeken waarin een commerciële propositie wordt gedaan;
• ook e-mail met de vraag voor een opt-in voor je nieuwsbrief valt onder deze regels.

2. Consumenten en zakelijke ontvangers

B2B mailing moet volgens de Telecommunicatiewet en de Code E-mail aan dezelfde regels voldoen als B2C e-mail.

Kortom de Code E-mail is van toepassing op:
Het toezenden van (ongevraagde) reclame uitingen via de e-mail.

Van start met e-mailmarketing

E-mail adressen verzamelen en toestemming

Om commerciële e-mail aan de consument of persoon binnen een organisatie te mogen sturen heeft u vooraf toestemming nodig. Daarnaast is het zo, dat iedereen die een e-mail nieuwsbrief verstuurt of een bestand met e-mail adressen heeft, waarop hij andere partijen laat mailen (hostmailings), rekening moet houden met het volgende:

• de ontvanger moet via een actieve handeling, bv een vinkje zetten d.m.v. een klik, toestemming geven voor het ontvangen van de e-mail nieuwsbrief reclame;
• de ontvanger moet ook via een aparte actieve handeling toestemming geven voor het verstrekken van zijn e-mail adres aan derde partijen;
• bij de toestemmingsvraag moet, in een bij- of onderschrift duidelijk gemaakt worden dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het verzenden van commerciële e-mail en/of derden verstrekking;
• alleen een bijschrift waarin staat dat de ontvanger akkoord gaat met de “Algemene Voorwaarden” of een “Privacy statement” volstaat niet!

Tijdens de inschrijving mogen dus geen aangevinkte items staan. M-Acquaint biedt de mogelijkheid tot het maken van een aanmeld formulier op de juiste manier.

Er zijn ook uitzonderingen

De Telecomwet en de Code E-mail geeft aan dat er vooraf geen toestemming nodig is om e-mail toe te sturen indien:

• de ontvanger reeds klant is van de organisatie;
• De OPTA (toezichthouder) omschrijft een klant als volgt: “een klant is een partij die je betaald voor een product of dienst. Een via een gratis dienst (enquête, IQ-test, registratie op forum) verkregen e-mailadres is géén klant. Hij/zij mag dus zonder aparte opt-in, geen commerciële mail krijgen.”
• de verzender het e-mailadres heeft verkregen in het kader van een verkoop;
• maar dan alleen als online een bestelling geplaatst is en hierbij een e-mailadres opgegeven is. Alleen de betreffende partij mag mailen naar dit e-mailadres.
• Indien schriftelijk n.a.w. gegevens vergaard zijn, mag de uitgever volgens deze wettelijke bepaling niet mailen zonder voorafgaande toestemming.
• het e-mailadres mag door de adverteerder alleen worden gebruikt om reclame voor eigen gelijksoortige producten en/of diensten toe te sturen;
• de ontvanger tijdens het vastleggen van zijn e-mailadres is verteld dat dit gebruikt zal worden voor het toesturen van reclame (nieuwsbrieven). En daarbij moet de mogelijkheid tot een opt-out worden geboden bij de registratie.

Afmelden

De E-mail Code stelt dat een ontvanger zich moet kunnen afmelden op het niveau waarop hij zich aanmeld. Dit kan zijn op bedrijfs-/organisatie of label (merk/project) niveau.

• Bedrijfsniveau:
• De ontvanger geeft één keer toestemming voor het ontvangen van e-mail. Als de ontvanger zich afmeld ontvangt hij geen e-mail meer van het bedrijf.

• Label (merk) niveau:
• De ontvanger geeft apart toestemming om informatie te ontvangen voor diverse onderdelen/merken binnen het bedrijf. Geeft de ontvanger aan van één onderdeel geen informatie meer te willen ontvangen, dan mag hij nog steeds benaderd worden voor andere projecten.

Maak het niet ingewikkeld voor de ontvanger, afmelden moet simpel en direct zijn en daarnaast zo snel mogelijk verwerkt worden.

Zodra de ontvanger zich afmeld, verwerkt M-Acquaint dit direct geheel automatisch.

Herkenbaarheid

De Code E-mail geeft aan dat reclame via de e-mail duidelijk herkenbaar moet zijn door opmaak, presentatie, inhoud of anderszins.

Teven moet u, als verzender van (reclame) nieuwsbrieven, zich duidelijk identificeren in elke mailing die u verstuurd. Dit houdt in dat u de bedrijfsnaam in het Van-veld vermeld.

Veel nieuwsbriefverzenders vergeten dit nog!

Het is mogelijk om een persoon te vermelden: Bedrijf | Persoon of Bedrijf – Persoon.

Werkend reply e-mailadres

De ontvanger van de nieuwsbrief moet kunnen reageren. Aan te raden is om een apart e-mail adres aan te maken voor het versturen van de nieuwsbrief bijvoorbeeld nieuwsbrief@ of marketing@. Zodoende kunt u als bedrijf ervoor zorgen dat antwoorden/vragen/opmerkingen binnen komen bij degene die verantwoordelijk is voor de nieuwsbrief. Deze staat natuurlijk vrij om vervolgens de vraag door spelen naar de betreffende afdeling.

Het gebruik van een no-reply e-mailadres mag dus niet meer!

Technische kant van de e-mail

Indien er bijlagen met de reclame e-mail meegestuurd worden mogen deze gezamenlijk niet groter zijn dan 150kb. Daarnaast moet, als er in de e-mail naar een bestand verwezen wordt om te downloaden, in de e-mail de omvang en type bestand worden aangegeven.

Hostmailings

Wilt u als adverteerder gebruik maken van e-mailadressen van een andere partij? Dan moet hier apart actief toestemming voor gegeven zijn door de ontvanger.

Mogelijkheid tot doorsturen

Veelal beschikt de e-mail nieuwsbrief over een doorstuur mogelijkheid. Volgens de nieuwe Code E-mail mag uw bedrijf of organisatie naam hierbij niet in het Van-veld staan. Ook het reply e-mail adres is van degene die de e-mail nieuwsbrief doorstuurt.

De ontvanger van de doorgestuurde mail heeft hierdoor de mogelijkheid om persoonlijk contact met op te nemen met degene die de e-mail nieuwsbrief doorstuurt. Gebruik hiervoor de doorstuur functie binnen M-Acquaint, deze regelt dit automatisch.

Het opslaan van de e-mailadressen, welke gebruikt worden om de e-mail nieuwsbrief door te sturen, mag niet! M-Acquaint zal dit dan ook niet doen.