De nieuwe wetgeving gericht op e-mailcommunicatie

Met ingang van 1 oktober 2009 wordt de telecommunicatiewet aangepast. Het spamverbod wordt geregeld in de Telecommunicatiewet (artikel 11.7). Het is verboden zonder toestemming ongevraagde elektronische berichten (sms, mms, e-mail, berichten op sociale netwerksites en dergelijke), faxen en berichten gegenereerd door een automatisch oproepsyteem met een commerciële, charitatieve of ideële inhoud te versturen. Tevens dienen alle berichten (verstuurd met of zonder toestemming) een afmeldmogelijkheid te bieden en de afzender te noemen.

In de nieuwe wet zijn de basisregels vastgelegd. Hieronder kunt u lezen wat dit voor uw organisatie betekent en wat u kunt doen om aan deze wetgeving te voldoen.

De wet

• Vanaf 1 oktober geldt ook voor commerciële, ideële of charitatieve B2B e-mailcommunicatie het opt-in principe. Er moet vanaf dat moment dus vooraf toestemming zijn gegeven om te mogen communiceren via e-mail (met uitzondering van persoonlijke e-mail uiteraard). De toestemming moet volgens de wet verleend zijn op basis van "een vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarbij de betrokkene aanvaardt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt" (art. 1h Wet Bescherming Persoonsgegevens)

Wijzigingen in het kort

• Vanaf 1 oktober 2009 geldt het opt-in principe. Dit betekent dat door de ontvanger van de berichten vooraf toestemming is gegeven;
• De toestemming moet bewust gegeven zijn, dus geen vooraf ingevulde en aangevinkte velden op de website, Uiteraard mag toestemming niet worden verstopt achter een link;
• De ontvanger moet weten aan wie hij toestemming geeft: het moet dus duidelijk zijn wie de afzender van een bericht is (naam, e-mailadres en adresgegevens);
• Het moet duidelijk zijn welke informatie de inschrijver op het e-mailadres zal ontvangen en hoe vaak en met welke regelmaat hij of zij e-mail kan verwachten;
• Toestemming mag niet worden gevraagd ná het versturen van een e-mailing.
• Ook de abonnees in uw reeds opgebouwde bestand moeten toestemming geven;
• In elke e-mail moet de werkelijke identiteit van degene die de communicatie overbrengt worden vermeld;
• In elke e-mail moet de mogelijkheid tot opt-out (afmeldmogelijkheid) worden geboden.

Uitzonderingen

Er zijn enkele uitzonderingen op de wet:

• Persoonlijke e-mail tussen individuen binnen verschillende bedrijven blijft (uiteraard) gewoon mogelijk.
• Klanten mag je mailen.
  Er zijn enkele voorwaarden:
  • De contactgegevens zijn verkregen in het kader van een transactie (verkoop van een product of dienst).
  • Tijdens het verkrijgen van de gegevens wordt de klant de mogelijkheid tot weigering van het gebruik van zijn of haar e-mailadres geboden;
  • De communicatie die verzonden wordt heeft betrekking op gelijksoortige producten: Stel, iemand koopt een laptop en wordt klant. Mag je deze klant dan aanbiedingen sturen over dvd's, computers, software etc? Feit blijft dat er organisaties zijn die een zeer breed scala aan producten leveren. Er wordt dus een beroep gedaan op je gezond verstand.
  • Uitgangspunt voor de duur van een klantrelatie is de economische levensduur van het product of dienst;
  • Ook hier geldt: de klant moet bij elk bericht de mogelijkheid worden geboden zich uit te schrijven (opt-out).
  
  Een goede oplossing voor het verkrijgen van toestemming van een klant is een formulier waarop de gegevens keurig worden vastgelegd en waaronder de klant zijn of haar handtekening kan zetten.

De bewijslast ligt bij de verzender

De bewijslast waarmee wordt aangetoont dat toestemming is verkregen, ligt bij de afzender/verzender. De verzender moet dus aantonen of iemand zich uit vrije wil heeft opgegeven voor uw e-mailcommunicatie. De wet schrijft niets voor over de toegestande bewijsmiddelen.

Degene die aangesproken kan worden op naleving van de wet is de zender:

• De persoon die op de verzendknop drukt (de feitelijke verzender)
• Degene van wie het bericht afkomstig is (de materiële verzender)

De rol van OPTA

De OPTA (onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit) ziet toe op de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van post en electronische communicatiediensten. OPTA kan als toezichthouder waarschuwingen en boetes uitdelen.

Hoe kunt u toestemming verkrijgen?

Toestemming kan op 3 verschillende manieren worden verkregen:

• Single opt-in betekent dat de consument zijn of haar e-mail adres opgeeft en daarmee aangeeft specifieke e-mail berichten te willen ontvangen. Raden wij u af.
• Confirmed opt-in betekent dat de ontvanger zich inschrijft. Hij of zij ontvangt een bevestiging dat hij/zij is ingeschreven met de mogelijkheid zich uit te schrijven. Netjes en zonder het nadeel dat inschrijvingen verloren gaan. Bovendien een belangrijke steun bij het “aantoonbaar” maken. De wet is niet expliciet en dus zal elke stap die je neemt om de zaken netjes af te handelen door de wetgever als positief worden ervaren.
• Double opt-in gaat een stapje verder en verstuurt na aanmelding een bevestigingsbericht naar de consument, met daarin een hyperlink welke eerst aangeklikt dient te worden alvorens deze persoon daadwerkelijk wordt toegevoegd aan het adressenbestand. Dit betekent voor de inschrijver een extra handeling. De mogelijkheid bestaat hierdoor dat de inschrijver vergeet de inschrijving te bevestigen, waardoor de inschrijving verloren gaat.

Voor de wet geldt een electronisch bestand met inschrijvers, voorzien van datum en tijdstip van inschrijven als voldoende bewijs.

Huidige bestand

Het kan natuurlijk zo zijn dat u voor uw huidige bestand geen toestemming hebt verkregen voor het versturen van e-nieuwsberichten. U kunt hier op drie mogelijkheden mee omgaan:

1. zorg ervoor toestemming te verkrijgen vóór 1 oktober
2. verwijder uw bestand en begin opnieuw
3. blijf uw bestand gebruiken

U kunt uiteraard alsnog proberen toestemming te verkrijgen van je huidige abonnees. Hiervoor kan zoals u gewend bent e-mail worden gebruikt. waarbij u de klant wijst op de veranderingen in de wet en de mogelijkheid zich alsnog aan te melden via een link. Een consequentie kan zijn dat u een groot deel van je abonneebestand zult gaan verliezen. Immers: ervan uitgaande dat ongeveer 45% de mail zal openen, zal dit ook maximaal het maximun zijn dat zal blijven bestaan van het bestand. Bovendien zal de klant zich opnieuw moeten aanmelden via de link.

Uw bestand verwijderen is natuurlijk zonde. Echter, indien niet via een actie opnieuw toestemmings is verkregen, zal dit na 1 oktober 2009 wettelijk gezien uw enige optie zijn.

U zult zich afvragen: "wat gebeurt er als ik mijn bestand gewoon blijf gebruiken? De keus is aan u. Wettelijk gezien is dit natuurlijk niet toegestaan. Enkele overwegingen:

1. Hoe is het huidige e-mailbestand tot stand gekomen?
2. Hoe blij zijn mijn huidige abonnees over mijn e-mails?
3. Voor wie is de wet bedoeld?

Mailen naar het buitenland

Het Nederlandse spamverbod geldt voor verzenders en opdrachtgevers van berichten die zich in Nederland bevinden. Voor het verzenden van berichten naar landen binnen de Europese Economische Ruimte (dat zijn de landen van de Europese Unie aangevuld met IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) gelden gewoon de Nederlandse regels. Indien u vanuit Nederland berichten verzendt naar ondernemers of bedrijven in een land buiten de Europese Economische Ruimte dan gelden voor u de regels van het betreffende land waar de ontvanger zich bevindt. Verzendt u berichten naar bijvoorbeeld Japan? Dan zult u zich dus moeten houden aan de regels die gelden voor het verzenden van berichten in Japan.

Conclusie

Als e-mail service provider zijn wij positief over de nieuwe wetgeving. Het zorgt er namelijk voor dat alleen berichten worden verstuurd die door de ontvanger als waardevol worden aangemerkt. Feit blijft dat e-mail een effectief communicatiekanaal is en blijft. Een re-optin e-mail is de beste manier om uw bestand op te schonen en toestemming te verkrijgen.

Veelgestelde vragen

Er zijn drie soorten spamberichten. Als het bericht één van de volgende kenmerken heeft – en zonder toestemming is verzonden – zegt de wet dat het ongewenst is:

• commercieel: de meeste spamberichten proberen (direct of indirect) een product of dienst teverkopen. Let op: ook het indirect promoten van het imago van een bedrijf is commercieel. Ook het versturen van berichten waarvoor de ontvanger betaalt, kan commercieel zijn. Het begrip commercieel wordt dus ruim uitgelegd.
• charitatief: bijvoorbeeld goede doelen die u vragen om een bijdrage.
• ideëel: berichten van bijvoorbeeld vakbonden of politieke partijen die u een denkbeeld willen voorleggen of aandacht vragen voor een ideaal of overtuiging.

1. Nee, een visitekaartje maakt niet duidelijk of iemand toestemming geeft voor het versturen van berichten.
2. Ja, indien de gever van het kaartje op het kaartje akkoord geeft voor het ontvangen van berichten en dit onderstreept met zijn of haar handtekening.
3. Ja, indien de gever van het kaartje een e-mailbericht wordt gestuurd waarbij hij of zij voor 1 oktober naar een inschrijfformulier wordt geleid dat via double opt-in wordt afgehandeld.

Wanneer u commerciële, charitatieve of ideële berichten verstuurt, moet u aan de volgende eisen voldoen:

1. de ontvanger moet toestemming hebben gegeven;
2. de ontvanger moet zien van wie berichten afkomstig zijn;
3. de ontvanger moet zien hoe en bij wie hij zich kan afmelden als hij geen prijs meer stelt op ontvangst van deze berichten.

Nee. Als de abonnee zich niet zelf heeft aangemeld voor het ontvangen van de nieuwsbrief, kunt u er nooit vanuit gaan dat hij of zij toestemming geeft

Nee, iedere abonnee dient zelf toestemming te verlenen voor het ontvangen van berichten.