Een sjabloon word gebruikt om de huisstijl van een nieuwsbrief in vast te leggen. Alle elementen die in de te versturen nieuwsbrieven herhaaldelijk terug komen kunnen al in een sjabloon worden ingevuld. Denk daarbij aan:

• Grafische huisstijl elementen
• Contactinformatie
• Colofon
• Inhoudsopgave
• Voorbeeldtekst

Maar ook elementen die tijdens het versturen gepersonaliseerd worden, kunnen al geplaatst worden in een sjabloon, zoals:

• Aanhef
• Hyperlinks naar het aan- en afmeld of profielscherm
• Een zogenaamde archieflink die de nieuwsbrief in een internetbrowser-scherm opent. Bijvoorbeeld in het geval de nieuwsbrief niet correct getoond wordt in de e-mail cliënt van de ontvanger, dan kan deze via één klik dezelfde nieuwsbrief in zijn web-browser bekijken.

Het gebruik van sjablonen is niet verplicht, een nieuwsbrief kan ook op basis van een blanco pagina worden gemaakt, bovendien kan er een kopie van een reeds verstuurde nieuwsbrief worden teruggezet in een groep naar keuze.